طريقة ادارة المشتريات مع اودو من خلالنا | SmartBeats
توفر مؤسسة سمارت بيتس أمام العملاء الكرام فرصة الحصول على برنامج ERP الذي يساهم في ادارة المشتريات مع اودو خاصةً أن نجاح الشركات الكبرى يعتمد على مجموعة من العوامل لعل من أبرزها توفير الاحتياجات والمتطلبات المختلفة الخاصة بالعملية الانتاجية.
في الوقت الذي يجب فيه توفير كل هذه الاحتياجات بالكيفية المثالية فيما يخص الكمية بالإضافة إلى الجودة مع ضمان الوقت والسعر المدفوع وحتى تتوافر جميع هذه المقومات يجب التعامل وفق أنظمة ادارة المشتريات مع اودو
ماهي ادارة المشتريات مع اودو ؟
بالبحث عن ادارة المشتريات مع اودو تبين لنا أنها الإدارة التي تكون مسؤولة عن التخطيط المسبق الخاص بتوفير مجموعة من المستلزمات التي تحتاجها المؤسسة بالإضافة إلى إجراء الرقابة عليها من أجل تحقيق الأهداف وأداء الوظائف بالكيفية المثلى.
وبناء على ما تقدم يُمكن القول بأن ادارة المشتريات مع اودو تُركز كافة الجهود الخاصة بها من أجل إتمام العمليات بالكميات المنصوص عليها مع ضمان الجودة المقدمة والسعر والوقت وكذلك مصادر التوريد وغيرها من المعايير الأخرى المتعددة.
اهمية ادارة المشتريات مع اودو
اكتسبت إدارة المشتريات مؤخرًا أهميتها كونها باتت العنصر الرئيسي الذي يقتضي بتحقيق الأهداف الخاصة بالشركات والمؤسسات بجانب أنها باتت الحلقة الضرورية التي تعتمد على مجموعة من الأقسام الأخرى الخاصة بممارسة الأنشطة.
كما أن ادارة المشتريات مع اودو توفر ضمان سير العملية التشغيلية في المؤسسة مع توفير الاحتياجات بالسعر المناسب عقب الوصول إلى أفضل مصدر للتوريد وفي هذه الحالة تكون الإدارة قد أتمت مهمتها على أكمل وجه وكما ينبغي.
ولا تقتصر الأهمية الخاصة بإدارة المشتريات على ذلك الحد فحسب بل أنها تكتسب أهميتها من دعم المؤسسة في تقديم السلع والخدمات المتكاملة وفق طرق البحث عن البدائل التي تتواجد في السوق وسبق وأن كشفت بعض الدراسات أن أكثر المؤسسات تتراوح تكاليف المشتريات الخاصة بها بين 45 إلى 65% من قيمة المبيعات وهي النسبة التي يجب التعامل معها بالصورة المثلى.
مسؤوليات إدارة المشتريات
يوجد مجموعة من المسؤوليات التي تُلقى على عاتق إدارة المشتريات وهو الأمر الذي يعكس مدى أهميتها بالنسبة للشركات والمؤسسات.
ولعل من أبرز المسؤوليات التي تأتي بها ادارة المشتريات ما يلي :-
التخطيط
واحدة من المهام الخاصة بإدارة المشتريات ضرورة التخطيط مع وضع سياسة الشراء المحكمة وضمان تطويرها من أجل أن تتناسب مع الظروف والمتطلبات الخاصة بالشركة والمؤسسة بل وتحدد ايضًا الملامح الخاصة بتلك السياسة التي تكون مبنية على مجموعة من المعايير مثل الجودة والسعر بالإضافة إلى الكمية وغيرها من الأمور الأخرى.
إجراء الدراسات
ينبغي أن تكون ادارة المشتريات على وعي تام بالاوضاع المتقلبة في الأسواق وهو الأمر الذي يحتم على ضرورة إجراء مجموعة من الدراسات والبحوث بشكل مستمر خاصةً أن تلك الإدارة تعد عنصر التعامل المباشر مع سوق الأعمال ومن مسؤولياتها جمع المعلومات ذات الصلة بما تحتاجه المؤسسة من خدمات ومواد ودراسة الاتجاهات الخاصة بالسوق والكميات المتواجدة.
مراجعة طلبات الشراء
من المهام الخاصة بإدارة المشتريات ضرورة مراجعة الطلبات الخاصة بالشراء وهي التي يتم تقديمها من الإدارات المختلفة وفي حالة إن كان هناك أي من أشكال التجاوز يتم اللجوء إلى الإدارة للعمل على إعادة هيكلتها من جديد الأمر الذي يحقق الاحتياجات التي لا تتعارض مع الخطة الموضوعة.
الجدولة الزمنية للمشتريات
واحدة من المسئوليات التي يجب على إدارة المشتريات القيام بها تنظيم الجدول الزمني الخاص باستلام المنتجات لتلبية الاحتياجات الخاصة بمختلف الإدارات في المؤسسة بجانب ضرورة مراعاة الكفاءة التخزينية والأخذ بعين الاعتبار جدولة الدفعات المالية مقابل ما تم توريده.
تحديد مستوى المخزون
تجري عملية التعاون بين إدارة المشتريات وإدارة المخازن حيث يتم تعيين المستويات الخاصة بالمخزون وذلك بين الحد الأدنى للطلب ونقطة الإعادة والحد الأقصى الخاصة بالمخزون وهو ما يتيح الوصول إلى التوليفة السليمة الخاصة بما هو مطلوب شرائه والحصول عليه.
إصدار أوامر الشراء والتوريد
عقب إتمام عملية الاتفاق مع الموردين على استقدام مجموعة من المنتجات وتحديد الكميات المطلوبة والسعر والمواصفات وغيرها من الأمور الأخرى تقوم إدارة المشتريات بإصدار المستندات الخاصة بأمر الشراء حتى يتم تزويد المخازن بما هو قادم إليها مع متابعة عملية التسليم.
اعتماد عملية التسليم
تعمل الإدارة الخاصة بالمشتريات بالاشتراك مع الشؤون القانونية على التأكد من سلامة كافة الفواتير وعقود الشراء بجانب الاعتماد على المواد الموردة عقب الانتهاء من عملية فحصها بواسطة المتخصصين للتأكد من أنها مناسبة للمواصفات المطلوبة.
التخلص من المخزون الزائد
يتوجب على إدارة المشتريات تصريف الأصناف التي لم يعد لوجودها حاجة هامة بل وتسبب نوع من الأعباء على المخزون ويجري ذلك عقب التشاور مع أمين المخازن والمدير المسؤول لتحديد المنتجات التي سيجري التخلص منها.
أهداف إدارة المشتريات
تسعى إدارة المشتريات إلى تحقيق باقة من الأهداف التي من شأنها قادرة على تلبية الأهداف الخاصة بالمؤسسة حول ما إذا كانت ربحية أم غير ذلك.
ولعل من أبرز الأهداف التي تأتي بها ادارة المشتريات مع اودو ما يلي :-
توفير احتياجات المؤسسة
أولى أهداف ادارة المشتريات مع اودو ضرورة توفير كافة الاحتياجات الخاصة بالمؤسسة فيما يخص المواد بالإضافة إلى الخدمات وذلك من أجل دعمها لتحقيق الأهداف المنشودة وإتمام المهام بالصورة المثلى.
تكلفة منخفضة وجودة عالية
لا تقتصر الأهداف التي تأتي بها ادارة المشتريات مع الأودو على ذلك الحد فحسب بل يجب إتمام مجموعة من أفضل صفقات الشراء أو ما يُعرف بالعرض الاقتصادي وذلك مع ضرورة مراعاة المزيج والتوافق بين ثلاثة أمور وهي الخدمة والجودة والسعر.
دعم تنافسية المؤسسة
يتوجب دعم تنافسية المؤسسة وذلك وفق توفير مجموعة من أفضل المواد التي من المُمكن أن تنافس بها الشركة في الأسواق المختلفة وهو ما يساهم في الحصول على حصة سوقية كبيرة ومتنوعة.
شبكة علاقات مع الموردين
يجب بناء شبكة العلاقات الوطيدة والطيبة مع مجموعة من أفضل الموردين في الأسواق الأمر الذي قادر على العودة بالنفع على المؤسسة من مختلف الجوانب أهمها استقرار المزادات عليها وضمان التواجد بين الكبار.
التنسيق مع الإدارات الأخرى
عملية التنسيق بين ادارة المشتريات مع اودو والادارات المختلفة يعمل على اتمام العمليات المشتركة بكفاءة ودقة كبيرة لا مثيل لها وهو ما يعد من الأهداف الخاصة بالإدارة.
إعداد الكوادر المستقبلية
من أهم الأهداف الأخرى التي تأتي بها الادارة ضرورة ألا تغفل إعداد الكوادر من الشباب المختص بعمليات الشراء في المؤسسات للاعتماد عليهم مستقبلًا خاصةً أنه يعد أهم الطرق التي تضمن إستمرار العمل بكفاءة عالية داخل المؤسسة.
مراحل عملية الشراء في إدارة المشتريات
تجري عملية الشراء وفق باقة من الإجراءات وهي التي تساهم في الوصول إلى التنظيم وتحقيق الأداء الأمثل الخاص بعملية الشراء.
ويمكن تلخيص تلك المراحل في الآتي :-
استقبال طلبات الشراء ودراستها
أولى الخطوات تتمثل في ضرورة إستقبال كافة الطلبات الخاصة بالشراء وذلك من إدارة المخازن بالإضافة إلى ضرورة العمل على دراسة تلك الطلبات لمعرفة ما إذا كان هناك إمكانية لتوفير مثل هذه الاحتياجات كما هي أو التعديل عليها.
تحديد الموردين
يتطلب الأمر ضرورة اختيار وتحديد الموردين أصحاب مصدر الشراء للانتقاء بين الأفضل منهم مع العمل على طلب الأسعار للاستقرار على المورد المناسب وهو ما يساهم في الوصول للنتائج المرجوة.
إصدار أمر الشراء
عقب تحديد المورد يتم إصدار المستند الخاص بأمر الشراء وهو الذي يتضمن البيانات الخاصة بتلك العملية مثل إسم المؤسسة وعنوانها بالإضافة إلى المورد والمواصفات والكميات والأصناف التي سيتم الحصول عليها مع مواعيد وأماكن والشروط الخاصة بالشحن والدفع.
وصلنا في الأخير لنهاية المقال الذي تم خلاله تسليط الضوء على مجموعة من المعلومات الخاصة بأهداف ادارة المشتريات مع اودو والطريقة التي يمكن بواسطتها تحقيق أقصى استفادة ممكنة للمؤسسة أو الشركة.