ماهي انظمة erp - وما أثر تطبيقه علي المشاريع ؟
ماهي انظمة erp ؟.. من الأسئلة التي استحوذت على الكثير من عمليات البحث مؤخرًا خاصةً في ظل التطور الكبير الذي شهدته مجموعة من الشركات الرائدة والمؤسسات الكبرى وزيادة حجم الأعمال التي تقوم بها واتساع رقعة العاملين لديهم وهو ما تطلب إيجاد مجموعة من الأنظمة المتكاملة التي تساهم في تيسير تلك الأعمال بسهولة ويسر.
ونُجيب معكم خلال مقالنا اليوم على التساؤل الخاص بسؤال ماهي انظمة erp ؟ بالإضافة إلى توضيح كافة المعلومات التي تدور حول ذلك الموضوع ضمن السلسلة الدورية والمستمرة التي تُقدمها لكم مؤسسة سمارت بيتس.
ماهي انظمة erp ؟
عند إجراء الفحص والبحث الدقيق حول الإجابة عن سؤال ماهي انظمة erp ؟ تبين لنا أن ذلك المصطلح يعني تخطيط موارد المؤسسات وهو الذي يأتي على هيئة مجموعة من الأنظمة المتكاملة والتطبيقات التي يمكن أن تساهم في ربط إدارات الشركات ببعضها البعض.
في الوقت الذي تساهم فيه تلك الأنظمة في جعل المؤسسات أكثر وعيًا بصورة ذاتية عن طريق أتمتة المعلومات وربط البيانات بين مختلف الإدارات بقاعدة بيانات واحدة المخرجات الخاصة بها تكون مبنية وفق عددًا من المعلومات الدقيقة.
ولعل من أبرز الإدارات التي يمكن ربطها بواسطة أنظمة ERP إدارة الموارد البشرية بالإضافة إلى التسويق والتمويل وكذلك المبيعات مع إدارة العلاقات الخاصة بالعملاء وسلاسل التوريد وغيرها من الأمور التي تصل في الأخير إلى الوصول للهدف المنشود.
ولا يقتصر العمل الخاص بتلك الأنظمة على ذلك الحد فحسب بل يساهم في سهولة التواصل بين المديرين والموظفين لدعم عملية اتخاذ القرارات السليمة وفق الرؤى المنصوص عليها لزيادة المبيعات ونسبة الإنتاج وتوسيع رقعة العملاء والحفاظ على الحاليين منهم.
لماذا تحتاج شركتك لنظام ERP؟
باتت المؤسسات خلال الفترة الراهنة بحاجة إلى زيادة عدد العاملين بها بفضل تعدد الموارد في الوقت الذي تحتاج فيه إلى مجموعة من الأنظمة المتكاملة التي من شأنها قادرة على توفير المزيد من الخصائص التي تسمح بتحقيق الأرباح.
ولعل من أبرز المهام التي تقوم بها أنظمة ERP ما يلي :-
تقليل التكاليف : يوفر الحصول على نظام ERP من مؤسسة سمارت بيتس شراء أي من البرامج الأخرى خاصةً أن النظام يضمن وجود كافة البرامج المدمجة في مكان واحد وضمان تكاملها ويغني عن الحاجة إلى وجود برنامج مخصص لكل إدارة من إدارات المؤسسة أو المنشأة.
سرعة انجاز المهام : يساهم النظام في توفير سرعة إنجاز المهام خاصةً أن عملية ربط البيانات والمعلومات بمكان واحد يؤدي إلى المزيد من المرونة وكذلك الوضوح للموظفين من أجل مساعدتهم على اتخاذ مجموعة من الإجراءات في أقل مدة زمنية ممكنة.
دعم آليات اتخاذ القرار : الثقة التي يوفرها النظام في البيانات التي يقدمها تجعل من أصحاب المؤسسات والمنشآت قادرين على دعم الآليات الخاصة باتخاذ القرار فيما يخص أي من الأمور الشائكة التي يختلف عليها المديرين.
المرونه : يساعد نظام ERP على التكيف مع مجموعة من الاحتياجات الخاصة بالشركة والنمو معها بجانب وجود القابلية لانسياب عدد كبير من العمليات عن طريق توفير البيانات في أي وقت ممكن.
اكتشاف الأخطاء وسهولة معالجتها : تساعد قاعدة البيانات التي يوفرها النظام على الاطلاع والبقاء على مقربة من أداء جميع الإدارات وهو الأمر الذي بدوره قادرًا على تسهيل اكتشاف أي من أنواع الخلل التي قد تحدث والاستجابة بسرعة لعمليات المعالجة.
تعزيز عمليات تكامل المؤسسة : تجري بواسطة النظام مجموعة من العمليات الخاصة بالربط بين جميع الإدارات الرئيسية والفرعية في المؤسسة بنظام واحد تحت مظلة قاعدة بيانات موحدة يمكن الاطلاع عليها بواسطة الموظفين.
حماية البيانات : توفير البيانات وجمعها في مكان واحد قادر على حماية المؤسسة من أي عمليات انتهاك واحتيال قد تحدث كما يعمل نظام ERP على جعل كل موظف يصل إلى المعلومات التي تخص إدارته فقط بينما يمكن للمديرين الاطلاع على جميع المعلومات كاملًة.
كيف يعمل نظام ERP؟
نواصل معكم رحلة الحديث عن إجابة سؤال ماهي انظمة erp ؟ وجاء الدور على الكيفية التي يعمل بها حيث كما هو متعارف عليه أن النظام يعتمد على قاعدة البيانات المركزية وهي التي تساهم في جمع المعلومات المختلفة وتخزينها في مكان واحد يتيح للمستخدم الوصول إليها.
وفي نفس الوقت يسمح بإنشاء باقة من التقارير المختلفة والمتنوعة إستنادًا للنظام المركزي الذي يعمل على إرسال المعلومات التي سبق وأن تم تحديثها والحصول على الردود من المديرين لمعرفة الإجراءات المتبعة.
على سبيل المثال وليس الحصر طلب أحد الموظفين الحصول على إجازة لظروف صحية يتم إرسال الطلب عبر إدارة الموارد البشرية وفحص المبررات الخاصة بالحصول على عدد الأيام المطلوبة وما إذا كان سيتم الموافقة عليه من عدمه.
ما هي أدوات نظام ERP؟
يستخدم النظام مجموعة من الأدوات وهي التي يتم دمجها مع الإدارات المتعددة في الشركة الأمر الذي يعمل على إتاحة فرصة التدفق بصورة موحدة وسهلة لكافة المعلومات وفق بعض الضوابط المنصوص عليها.
إدارة قواعد البيانات
تعتبر تلك الأداة بمثابة العصب الخاص بأي من المنشآت والشركات الكبرى بل العمود الفقري الذي يتحكم في سير طبيعة العمل كونها تساهم في تخزين المعلومات وإدارة البيانات المختلفة وفق الإدارات المتعددة.
أداة إدارة سير العمل
سبق وأن أشرنا أن النظام يتكون من مجموعة وحدات نمطية فلابد من وجود الأدوات التي يمكن تتبعها لمعرفة التحديثات التي طرأت على البيانات مع توضيح الإجراءات الخاصة بالتسلسل المحدد إستنادًا للاحتياجات الخاصة بالعمل وهو ما يتم توفيره بمرونة كبيرة.
أدوات الإتصال
تمتلك كل مؤسسة مجموعة من الأقسام والإدارات ويجب أن يكون هناك تواصل دائم فيما بينهم وهو ما يوفره نظام ERP الذي يعمل على تسهيل وتذليل كافة العقبات عن طريق فتح الرسائل الفورية والبريد الالكتروني ودمج وظائف المراسلة من أجل تسهيل الوصول الفوري للمديرين والموظفين.
أداة الإبلاغ
تُعرف أداة الإبلاغ أيضًا كونها لوحة المعلومات التي تحدد مستوى الإدارة أو القسم المتواجد في المؤسسة بجانب تحديد مستوى فريق العمل والموظفين وإعداد التقارير الشهرية عن المستوى الخاص بكل موظف على حدة.
وبالتزامن مع عرض البيانات في الوقت الفعلي يتم تقديم التقارير التي تقبل التخصيص وتجري عملية مشاركتها مثل جدول البيانات بين المديرين لمعرفة الموظفين الذين يستحقون مكافأة ومن وقع عليهم الخصومات.
التطبيقات والواجهات مع إذن التحكم
آخر الأدوات التي يأتي بها نظام ERP هي التطبيقات والواجهات مع إذن التحكم وهي التي تؤدي إلى معرفة ما إذا كان المخزون بات جاهزًا من عدمه خاصةً أن إدارة تخزين البيانات تتطلب تحليل المعلومات في البداية ليبدأ قسم إدارة المخزون بمعرفة ما هو متاح للبيع والكميات التي لا تتواجد في المخازن.
ولتحقيق تلك المعادلة وفر نظام ERP واجهة المستخدم سهلة وبسيطة لضمان عدم وجود أي من المعوقات أثناء استخراج تلك التقارير التي تحدد ما يتطلبه المخزن من بضائع أوشكت على الانتهاء والمنتجات الأكثر مبيعًا وغيرها من المعلومات الأخرى.
وفي الأخير وصلنا لنهاية المقالة التي أجبنا فيها عن سؤال ماهي انظمة erp - وما أثر تطبيقه على المشاريع ؟ ضمن السلسلة التي تقدمها لكم مؤسسة سمارت بيتس مؤخرًا.