أنظمة الجودة وأهميتها في تنفيذ أنظمة ERP

تعد أنظمة erp واحدة من أهم الأنظمة التي تساهم في توفير مجموعة من المقومات للشركات والمؤسسات وهو ما يصل بها في الأخير إلى تحقيق النجاح المنشود بالإضافة إلى زيادة نسبة الإنتاج والأرباح.

وغيرت أنظمة erp مؤخرًا مفهوم الإدارة بالنسبة للكثير من الأشخاص بفضل ما تتوفر عليه من القدرة على تنظيم الأعمال داخل المؤسسة بالإضافة إلى امتلاكها مجموعة من أدوات تخطيط موارد المؤسسات وهو ما جعلها بمثابة البرنامج التنظيمي الكامل القادر على إدارة الإقسام ودمجها داخل الشركة وفق مجموعة من الخطوات المتطورة.

أنظمة erp

بالبحث عن التعريف الذي تأتي به أنظمة erp تبين لنا أنها بمثابة العمود الفقري الخاص بالمؤسسات حيث توفر مجموعة من العناصر الأكثر تكاملًا وذكاءًا وهو ما يعد من الضروريات الخاصة بتشغيل أي من العمليات التجارية بصفة يومية وبكفاءة عالية.

كما أن تلك الأنظمة تساهم في الاحتفاظ بالمعلومات وبيانات المؤسسة في نظام تخطيط موارد المؤسسات ذلك لضمان توفير مصدر واحد يتم اللجوء إليه عند الحاجة للاطلاع على أي من تلك الموارد.

تم تصميم تلك الأنظمة من أجل دمج وإدارة وظائف العمليات التجارية الأساسية في مختلف المؤسسات والشركات الكبرى مثل الموارد البشرية بالإضافة إلى التمويل وسلسلة التوريد وإدارة المخازن وغيرها من العمليات الأخرى في نظام واحد فقط.

تستخدم في الشركات بمختلف تصنيفاتها على نطاق واسع خاصةً أن تخطيط موارد المؤسسات بات من الأمور الضرورية وهو ما جعل أي من المؤسسات التي تسعى للارتقاء بخدماتها اللجوء إليه.

ولعل من أبرز الأسباب التي جعلت من أنظمة erp تنتشر بمثل هذه الطريقة تعقيد الاقتصاد العالمي بالإضافة إلى الطلبات التي يقوم المستهلكين بالبحث عنها ومحاولة تبسيط العمليات التجارية بجانب تحسين إدارة البيانات.

نبذة عن انظمة erp

كما سبق وأن أشرنا بأن أنظمة erp هي التي تؤدي لتخطيط المتطلبات الخاصة موارد التصنيع والمواد وتوسعت المفاهيم الخاصة بها مؤخرًا لما هو أبعد من ذلك حتى وصل إلى مختلف العمليات الحيوية في الشركات والمؤسسات المختلفة.

ويعمل البرنامج المُقدم من مؤسسة سمارت بيتس على إدارة مجموعة من الإدارات المتعلقة بالأقسام المالية وكذلك الإدارية لأي من الشركات كبيرة كانت أو صغيرة مع التطبيق المتكامل للأنشطة التي تجري من خلالها.

وتمتلك معظم الشركات مجموعة من النماذج الخاصة بالتمويل والتشغيل ولكن لا يمكن أن تتجاوز أي من تلك الأنظمة الحد المسموح به يوميًا بدون استخدام أنظمة erp .

وتهتم أنظمة erp بربط مجموعة من العمليات الخاصة بالأعمال من أجل ضمان تدفق البيانات فيما بينها بسهولة ويسر وذلك عن طريق جمع المعلومات المتعلقة بالتعاملات المشتركة لأي من المؤسسات من مصادر مختلفة للتخلص من مشكلة التكرار.

بجانب أن تلك الأنظمة توفر التكامل على مستوى البيانات وفق مصدر واحد موثوق مع وجود باقة من المكونات والوحدات البرمجية التي يكون هدف كلًا منها التركيز على العملية التجارية المتميزة.

وحدات أنظمة erp

تتمثل الوحدات الخاصة بتلك الأنظمة في التالي :-

• وحدة تمويل تخطيط موارد المؤسسات

وهي التي تساهم في اتمتة المحاسبة الأساسية بالإضافة إلى مجموعة من الفواتير وإجراء التحليلات المالية وهو ما يصل في الأخير إلى التنبؤ بحجم المبيعات وإعداد التقارير اللازمة.

• إدارة الموارد البشرية

من أهم الوحدات التي تأتي بها أنظمة erp وهي إدارة الموارد البشرية التي تعد من الأساسيات في أي من الشركات الكبيرة والرائدة التي تسعى إلى تحسين عملها.

حيث تتعامل تلك الأنظمة مع السجلات الخاصة بالموظفين بالإضافة إلى إدارة المزايا مع توفير الكشوفات الخاصة بالرواتب.

وتضيف تلك الإدارة أيضًا مجموعة من المميزات الرائعة التي لا مثيل لها مثل التوظيف وقياس أداء الموظفين وإدارة المواهب وغيرها من الأمور الأخرى المتعددة.

• إدارة علاقات العملاء

باتت إدارة علاقات العملاء مؤرًا واحدة من أهم الإدارات التي تتواجد في انظمة erp خاصةً لما تتوفر عليه من قدرة كبيرة وهائلة على الاحتفاظ ببيانات ومعلومات العملاء.

ويسهل على أي من المديرين أو الموظفين الوصول للمعلومات الخاصة بالعميل بمجرد طلب أي من المنتجات لضمان سهولة التعرف عليه مستقبلًا بدلًا من اللجوء للتسجيل في كل مرة.

خصائص نظام ERP

يساعد النظام السادة أصحاب المؤسسات والشركات الكبرى على إعادة تخصيص رؤوس الأموال البشرية والمالية بناء على التوصيات الخاصة بمجمل الأعمال الأساسية وهي التي تعتبر أكثر كفاءة ما يؤدي إلى توفير المال دون إغفال الأداء أو الجودة المطلوبة للوصول إلى العملاء.

كما يعتبر نظام تخطيط موارد المؤسسات من أهم الأنظمة التي تتعلق بالتنسيق والتخطيط حيث يمكن لأي من الأشخاص الموظفين التعرف على المخزون الذي يتواجد في المخازن من بضائع ومنتجات بجانب الاطلاع على بيانات العملاء الشخصية وأوامر شراء الموردين وغيرها.

يُحسن من الأتصال والتعاون بين مختلف الإدارات في المؤسسة أو الشركة الواحدة الأمر الذي بشأنه قادرًا على إتاحة الفرصة أمام الجميع من أجل معرفة ما يجري حولهم بدون وجود أي من الأمور المخالفة.

حال إستخدام النظام في إدارة الحسابات الخاصة بالشركة أو المؤسسة فإنك تضمن الحصول على مجموعة من الحسابات الدقيقة والصحيحة بنسبة كبيرة بل وتخلو من وجود أخطاء العنصر البشري ما يتيح توفير الرؤية الواضحة حول الأوضاع المالية التي يسير بها المشروع.

في حالة إن كنت ترغب التعامل مع نظام ERP لا ينبغي أن تكون من أصحاب الشركات الكبرى أو المؤسسات التي تمتلك تاريخ طويل من العملاء خاصةً أنه متاح لأي من الأشخاص المقبلين على إنشاء مشروع لمساعدتهم.

كان البعض يعتقد مؤخرًا أن أنظمة ERP تعمل على تسهيل كافة الأعمال الداخلية في الشركات أو المؤسسات فحسب لكن الأمر الأكيد أنها تعمل على تحسين العلاقات بين العملاء والإدارة الخاصة بالبيع وتوفير العروض.

وعلى الرغم من كافة المعوقات التي شابت ظهور تلك الانظمة لكنها أثبتت نجاح منقطع النظير بفضل ما تتوفر عليه من خصائص بالإضافة إلى وحدات برمجية قادرة على التخطيط من أجل إنهاء عددًا من العمليات التجارية التي تتمثل في الموارد البشرية والتصنيع.

ويُسمج لمجموعة من الموظفين ممن حصلوا على صلاحيات من المديرين إستخدام أي من الملفات التي تتواجد في إدارة الإمدادات وأنشطة المكاتب مع شريطة الرفع من كفاءة البيانات المالية والحد من بعض المهام التي يرى المديرين أنها مبالغ فيها وأتمتة دورة حياة العميل.

يسمح بالتعاون مع الكثير من الاقسام الادارية في الشركة وفق باقة من الأساليب المتعاونة الانسيابية المتميزة وهي التي تساهم في الوصول إلى تحقيق النجاحات المختلفة والقضاء على كافة أشكال الأوراق والدفاتر القديمة وبرامج الأكسيل التي لن تجدي نفعًا مع كم التطور التكنولوجي الذي يشهده العالم.

لماذا تحتاج شركتك إلى نظام الـERP؟

يوجد بعض الأسباب التي تجعل الشركات والمؤسسات تقوم بطلب التعامل مع انظمة ERP ومنا ما يلي :-

• في حالة إن كان لديك في المؤسسة مجموعة من الأنظمة المتعددة التي تعمل على تكرار البيانات.

• إن كُنت تمتلك مجموعة من البيانات الخاصة بالأعمال الهامة للعملاء في الشركة يجب عليك الحصول على انظمة erp لضمان مميزاتها والحفاظ على السرية التامة.

• في الوقت الذي تجد فيه الصعوبة البالغة في الوصول إلى أي من البيانات أو المعلومات بداخل الشركة وبذل مجهود مضاعف لإنجاز التعليمات.

في الاخير نقلنا لكم الصورة كاملة حول انظمة erp ويمكن الآن الحصول عليه من مؤسسة سمارت بيتس بسهولة ويسر.