برنامج الفاتورة الالكترونية اودو | Electronic Invoice Saudi Arabia

اتجهت مجموعة من الشركات والمؤسسات الكبرى خلال الآونة الأخيرة إلى الاعتماد على الفاتورة الالكترونية اودو وهي التي يمكن بواسطتها الحصول على خيارات الدفع بالإضافة إلى مجموعة من الفواتير واستخدام الخيارات المناسبة لأداء مهام عملك بسهولة ويسر.

حيث أن برنامج الفاتورة الالكترونية اودو يساعدك سواء إن كنت تريد إنشاء أي من الفواتير الجديدة الواحدة أو معالجة أي من الدفعات التي تشمل مجموعة من الفواتير المتعددة وكل هذه الأمور وأكثر تجري بدقة وكفاءة لا مثيل لها.

وخلال مقالنا اليوم المُقدم من مؤسسة سمارت بيتس يمكنكم الحصول على كافة المعلومات التي تحتاجونها حول تطبيق الفاتورة الالكترونية اودو مع الخطوات التي يجب مراعاتها قبل تطبيقه في أي من الشركات الصغيرة كانت أو المتوسطة.

الفاتورة الالكترونية اودو

بالبحث عن أبرز ما يأتي به تطبيق الفاتورة الالكترونية اودو تبين لنا أنه بمجرد استلام الشركة أو المؤسسة النموذج الخاص بطلب الدفع نقدًا عقب شحن أي من البضائع يتوجب العمل على إصدار الفاتورة ومن ثم تسليم الراتب بالإضافة إلى ضرورة إيداع أي من الدفات في البنك.

بجانب أنه من الخطوات الأخرى التي يجب القيام بها المتابعة في حالة تأخر العميل عن الدفع وإنشاء التقارير التي من شأنها قادرة على توضيح ما إذا كان هناك ربح من تلك الشحنة أو خسارة.

وفي الكثير من الدول المختلفة تجري عملية استخدام تطبيق الفاتورة الالكترونية اودو وذلك عند الوفاء بأي من الالتزامات التعاقدية المختلفة لذلك في حالة إن قمت بشحن أي من البضائع لعميل يعني ذلك أن الشركة قد قامت باستيفاء كافة الشروط المنصوص عليها في العقد وإصدار الفاتورة التي تصل للعميل.

وعلى النقيض تمامًا في حالة إن وصلت الشركة أي من الشحنات عبر الموردين يعني ذلك أنك قد استوفيت الشروط ويمكنهم إصدار الفاتورة لك وهو ما يجعلنا نؤكد على أنه لا يتم إصدار أي من الفواتير سوى عقب استيفاء الشروط الخاصة بالعقد وعند تحرك البضائع للشاحنة.

كيفية إنشاء الفاتورة الالكترونية اودو

من المُمكن إنشاء المسودة الخاصة بالفواتير بصورة يومية وذلك بإستخدام أي من أوامر المبيعات أو أوامر الشراء بجانب إمكانية التغاضي عن كل هذا وانشاؤها بصورة مباشرة مع ضرورة الأخذ بعين الاعتبار أن الفاتورة يجب أن تتضمن المعلومات الضرورية والهامة للعميل حتى يصبح قادرًا على دفع المبالغ المستحقة نظير البضائع والخدمات المطلوبة للتسليم.

وعند إنشاء الفاتورة الالكترونية اودو يتوجب على الشركة بصورة مبدئية أن تستعين بمسودة لكتابة المعلومات والبيانات حتى التحقق التام من صحتها وخلال تلك المرحلة لا تؤدي على سير وطبيعة العمل ولا يكون لها أي تأثير محاسبي داخل النظام.

وتتكون الفاتورة من ثلاثة أجزاء لعل من أبرزها ما يلي :-

الترويسة : وهي التي تتضمن المعلومات الخاصة بالعميل فيما يخص الاسم والعنوان ورقم التليفون والشحنة المطلوبة وغيرها.

الجزء الرئيسي : وهو الذي يشمل مجموعة من البيانات الخاصة بالفاتورة ولكن بشكل تفصيلي متكامل.

حاشية الفاتورة : ذلك الجزء يتضمن مجموعة من التفاصيل الخاصة بالضرائب والأموال المستحقة الواجب دفعها.

في كثير من الأحيان فإن الفاتورة تتضمن الكميات والسعر الخاص بالسلع بالإضافة إلى التاريخ والخدمات مع رقم الفاتورة والمعلومات الضريبية لذلك يجب التأكد من صحتها اولًا قبل الموافقة عليها وبعدها تجري عملية تحويلها إلى حالة الفتح من المسودة.

وعند التحقق من صحة الفاتورة يقوم تطبيق الاودو بمنحها الرقم المميز فيما يخص التسلسل القابل للتعديل وإضافة المعلومات التي تتضمن المحاسبة المقابلة لهذه الفاتورة بصورة تلقائية والاطلاع عليها وعلى تفاصيلها من الحقل المُسمى ( معلومات اخرى ) .

كيفية إرسال الفاتورة إلى العميل

عند الانتهاء عملية التحقق من صحة الفاتورة من المُمكن أن يتم إرسالها إلى العميل بصورة مباشرة وذلك عن طريق الضغط على خيار " الارسال عبر البريد الالكتروني " حيث تعد الفاتورة مدفوعة في حالة تسوية الإدخال للمحاسبة المرتبط بالدفع بينما إن لم تكن هناك أي من حالات التسوية سوف تظل في الحالة المدفوعة.

استلام دفعة جزئية من خلال كشف الحساب البنكي

في بعض الأحيان من المُمكن إدخال كشوفات الحساب المصرفي بصورة يدوية في التطبيق بجانب إمكانية استيرادها من الجهاز الشخصي عبر ملف CSV مع وجود بعض التنسيقات الأخرى التي يتم تحديدها مسبقًا.

ويمكن ايضًا إنشاء أي من كشوفات الحسابات البنكية من لوحة معلومات المحاسبة وذلك مع دفتر اليومية الذي يرتبط بأداء الأنشطة في الشركة أو المؤسسة وعقب تسوية البنود تعرض الفاتورة المدفوعات المستحقة للعميل ويمكن التوفيق بينها للدفع.

طريقة متابعة إجراءات الدفع

يتواجد قطاع عريض من الأشخاص الذين يقع اختيارهم على دفع الفواتير في فترات زمنية لاحقة لذلك يجب على المؤسسة أن تقوم ببذل الجهد والسعي وراء جمع الأموال وتحصيلها من العملاء في أسرع وقت ممكن.

ويعمل تطبيق اودو على المساهمة في وضع الاستراتيجية الخاصة بالمتابعة وذلك لتذكير العميل بموعد دفع الفواتير المستحقة عليه عن طريق التوجه لتبويب الدفعات المتأخرة وفيها سيظهر رسالة المتابعة والمبالغ التي يجب عليه دفعها.

الربح والخسارة

بيان الربح والخسارة يعرض التفاصيل الخاصة بالايرادات بالإضافة إلى المصروفات ويمنح الصورة واضحة عن صافي الأرباح أو الخسائر ويشار إليه في البرنامج بيان الإيرادات والمصروفات.

الميزانية العمومية

تلخص تلك الميزانية العمومية الالتزامات الخاصة بالشركة وأصولها بالإضافة إلى حقوق المساهمين وذلك خلال فترة زمنية محددة.

من فاتورة البائع إلى الدفع

عند الانتهاء من تسجيل فواتير البائع في تطبيق اودو يمكن بسهولة ويسر سداد المبلغ للبائعين في الوقت الذي تراه المؤسسة مناسبًا " لا يجب أن يكون عقب انقضاء المدة المحددة أو في وقت مبكر للغاية " مع وجود بعض الخدمات الخاصة بتتبع ارصدة الدفع المستحقة القديمة.

لذلك في حالة إن كنت ترغب وتسعى للحصول على فواتير البائع المستلمة من البائعين كل ما عليه فعله سوى استخدام تطبيق اودو ومن ثم التعامل عليه لمعرفة ما يجري بين المؤسسة وكذلك العميل.

إنشاء سجل فاتورة بائع جديد

في حالة إن قمت باستلام الفاتورة الخاصة بالبائع يمكنك الآن تسجيلها بالاعتماد على تطبيق المحاسبة الذي يتواجد في قائمة المشتريات ومن ثم فواتير البائع وهو ما يمكن القيام به لوحة معلومات المحاسبة.

وفيما يخص الخطوات الخاصة بتسجيل فاتورة بائع جديد كل ما عليك فعله هو حفظ الفاتورة لتحديث المبالغ المستحقة ما قبل إضافة الضرائب عليها وسيقوم تطبيق اودو باحتسابها وذلك بالنيابة عنك.

وفي الركن الأيسر السفلي من واجهة المستخدم يعرض تطبيق الاودو الجدول الملخص لكافة الضرائب على فواتير البيع وفي بعض الدول تجري عملية الدفع وفق مجموعة من الطرق المتنوعة لتقريب الإجماليات وهي التي تعني تقريب الأسعار النهائية لكل سطر.

في الأخير وصلنا لنهاية المقالة التي تحدثنا خلالها عن الفاتورة الالكترونية اودو بجانب تسليط الضوء على الخطوات التي يجب القيام بها لانشائها وكذلك المزايا التي يمكنكم اقتناؤها من مؤسسة سمارت بيتس.